راهنمای استفاده از سامانه
این سامانه برای خرید مشترک چند شریک، فروش کالا و تقسیم دقیق سود و هزینه بین آن‌ها ساخته شده است. اگر تازه‌کار هستید، فقط همین صفحه کافی است.
چند واژه که باید بدانید
- محموله
- هر ردیف از یک فاکتور خرید. مثلاً «۱۰۰ عدد کالای الف که در خرید فروردین گرفتیم». موجودی به تفکیک محموله نگه‌داری می‌شود، چون قیمت تمام‌شده هر محموله فرق دارد.
- سهم شریک از خرید
- پولی که هر شریک واقعاً برای یک خرید مشخص به تأمین‌کننده پرداخته، به‌علاوه نسیه‌ای که داوطلبانه به عهده گرفته. مالکیت هر خرید جداست؛ ممکن است در خرید اول سه نفر و در خرید دوم دو نفر شریک باشند.
- تثبیت سهم
- لحظه‌ای که سهم شرکا در یک خرید قطعی می‌شود. تا خرید تثبیت نشده (برچسب «در انتظار تسویه»)، کالای آن قابل فروش نیست.
- بهای تمام‌شده
- قیمت واقعی هر واحد کالا بعد از اضافه‌شدن حمل، گمرک و هزینه‌های دیگر. سود از روی همین عدد حساب می‌شود، نه قیمت خرید خام.
- پیش‌نویس / نهایی
- سند پیش‌نویس هنوز روی حساب‌ها اثر ندارد و آزادانه ویرایش می‌شود. سند نهایی روی انبار و حساب شرکا اثر گذاشته و فقط با «ابطال» قابل برگشت است.
- حساب جاری شریک
- طلب یا بدهی هر شریک. عدد مثبت یعنی شرکت به او بدهکار است، عدد منفی یعنی او به شرکت بدهکار است.
- تسویه
- وقتی پول واقعاً جابه‌جا می‌شود (شریک پول می‌گیرد یا می‌دهد). تا تسویه ثبت نشود، مانده حساب صفر نمی‌شود.
روز اول: چه چیزهایی را بسازیم؟
- واحدها (عدد، کیلوگرم، کارتن، جفت…) — منوی «اطلاعات پایه ← واحدها».
- کالاها — نام و کد کالا و واحد آن.
- شرکا — نام هر شریک.
- مشتریان و تأمین‌کنندگان — می‌توانید بعداً هم اضافه کنید.
کار روزمره، مرحله به مرحله
۱) ثبت خرید
منوی «خریدها ← خرید جدید». کالاها را وارد کنید، هزینه حمل و گمرک را بنویسید، و بعد پرداخت‌هایی را که همین حالا به تأمین‌کننده شده بنویسید: هر شریک، چقدر و با چه روشی (نقد، کارت، انتقال یا چک). لازم نیست کل مبلغ پرداخت شود؛ باقی‌مانده نسیه است. وقتی ذخیره کردید، دکمه «بررسی و نهایی‌سازی» را بزنید.
اگر کل مبلغ پرداخت شده باشد، سهم شرکا همان لحظه تثبیت و کالا قابل فروش می‌شود. اگر بخشی نسیه مانده، در صفحهٔ خرید یا بقیه را پرداخت کنید، یا در بخش «تثبیت سهم شرکا» باقی‌مانده را به عهدهٔ یک یا چند شریک بگذارید. پرداخت‌های بعدی هر شریک بابت نسیه‌اش هم در همان صفحه ثبت می‌شود و درصدها را تغییر نمی‌دهد.
۲) صدور فاکتور فروش
منوی «فروش‌ها ← فاکتور جدید». مشتری، کالا، تعداد و قیمت را بزنید و ذخیره کنید. در صفحه بعد، برای هر کالا فهرست محموله‌های موجود با موجودی و بهای تمام‌شده نمایش داده می‌شود؛ مشخص کنید از هر محموله چند تا برداشته شود. اگر یک محموله کافی نبود، بقیه را از محموله دیگر بردارید. دکمه «پر کردن خودکار» قدیمی‌ترین محموله را اول برمی‌دارد.
پرداخت مشتری را در همان صفحه ثبت کنید (نقد، کارت‌خوان، چک یا نسیه). برای چک، شماره و بانک و سررسید را هم وارد کنید. سپس «بررسی و نهایی‌سازی» را بزنید تا سود هر شریک محاسبه شود.
۳) ثبت هزینه
هزینه‌هایی مثل انبارداری، کرایه و بارگیری را در «هزینه‌ها ← هزینه جدید» وارد کنید و مشخص کنید روی کدام محموله‌ها بنشیند. اگر یکی از شرکا از جیب خودش پرداخت کرده، نامش را در «پرداخت‌کننده» بگذارید؛ سامانه بقیه شرکا را به او بدهکار می‌کند.
۴) تسویه با شرکا
در «حساب شرکا» مانده هر نفر را می‌بینید. وقتی پول واقعاً پرداخت شد، در «تسویه شرکا ← تسویه جدید» ثبتش کنید تا مانده اصلاح شود. سه حالت دارد: شرکت به شریک، شریک به شرکت، یا شریک به شریک.
۵) اشتباه کردید؟
اگر سند هنوز پیش‌نویس است، ویرایش یا حذفش کنید. اگر نهایی شده، دکمه «ابطال سند» را بزنید و دلیل را بنویسید؛ سامانه موجودی را برمی‌گرداند و برای همه گردش‌های مالی سند معکوس می‌زند. هیچ رکوردی پاک نمی‌شود و همه‌چیز در تاریخچه می‌ماند.
نکته‌های ریز ولی مهم
- همه مبلغ‌ها به تومان است. موقع تایپ، عدد خودش سه‌رقم‌سه‌رقم جدا می‌شود و زیرش به حروف نوشته می‌شود — قبل از ذخیره یک نگاه به آن بیندازید.
- کنار هر فیلد مبلغ و تعداد یک ماشین‌حساب هست. مثلاً برای کرایه حمل کافی است «وزن × نرخ» را همان‌جا حساب کنید (۱۲۵۰×۸۵۰۰)، نتیجه را ببینید و با دکمه «تأیید و درج» داخل فیلد بگذارید؛ لازم نیست از ماشین‌حساب جداگانه استفاده کنید.
- تاریخ‌ها شمسی است؛ روی کادر تاریخ کلیک کنید تا تقویم باز شود.
- شماره اسناد خودکار ساخته می‌شود؛ لازم نیست چیزی بنویسید.
- چک تا وقتی وصول نشده، در «دفتر چک» با وضعیت «در انتظار» است. اگر برگشت خورد، وضعیتش را عوض کنید تا مانده مشتری دوباره بدهکار شود.
- مالیات فروش بین شرکا تقسیم نمی‌شود (مال دولت است)، ولی کرایه‌ای که از مشتری می‌گیرید جزو درآمد شرکا حساب می‌شود.
- اسکن فاکتور، عکس چک و رسید بانکی را در بخش «پیوست‌ها»ی همان سند بگذارید.
مشتری‌ها چه می‌بینند؟
اگر برای مشتری حساب کاربری بسازید، وارد پنل خودش می‌شود و فاکتورها، مانده حساب و سفارش‌هایش را می‌بیند و می‌تواند سفارش جدید ثبت کند. سفارش‌های جدید در منوی «سفارش مشتریان» به شما نشان داده می‌شود و با یک دکمه به فاکتور تبدیل می‌شود. روی هر فاکتور یک QR چاپ می‌شود که با اسکن آن، اصالت فاکتور قابل بررسی است.